Was user-focused Keywording konkret bedeutet
Im Digital Asset Management (DAM) ist es naheliegend, Metadaten und Schlagwörter aus System- oder IT-Sicht zu definieren: technisch präzise, konsistent mit internen Bezeichnungen, leicht zu pflegen. Genau das ist aber häufig das Problem. Wer Assets so verschlagwortet, wie er sie selbst benennen würde, verschlagwortet sie oft nicht so, wie andere später danach suchen.
User-focused Keywording dreht diese Frage um: Nicht interne Begriffe, sondern alltagssprachliche; nicht Produktcodes, sondern Anwendungsfälle; nicht abstrakte Kategorien, sondern konkrete Inhalte. Ein Beispiel aus der Praxis: Intern mag ein Bild als „AGV_X200_Modul_A“ abgelegt sein. Wer im Marketing oder Vertrieb danach sucht, tippt aber eher „fahrerloses Transportsystem“, „Automatisierung Lager“ oder „AGV Innenbereich“ in die Suche. Nur wenn diese Begriffe tatsächlich als Schlagwörter hinterlegt sind, findet die Suche das passende Bild auch.
Die Feldebene: eine nutzerzentrierte Metadata-Strategie
Unter dem eigentlichen Keywording liegt eine zweite, strukturelle Ebene: die Metadatenfelder selbst. Auch sie lassen sich konsequent aus Nutzersicht statt aus Systemsicht gestalten: mit Feldern, die widerspiegeln, wie im Unternehmen tatsächlich gesucht und gearbeitet wird:
| Feld | Typisches Beispiel |
|---|---|
| Anwendungsbereich | Intralogistik, Produktion, Marketing |
| Zielgruppe | Logistikleitung, Technik, Vertrieb |
| Inhaltstyp | Case Study, Produktbild, Video |
| Nutzenversprechen | Effizienzsteigerung, Kostenreduktion |
| Sprache, Region, Kampagne | DE/EN, DACH, Produktlaunch Q3 |
In Agravity GlobalDAM lassen sich solche Felder frei definieren, inklusive Auswahllisten und mehrsprachiger Ausprägungen: gemeinsame Angaben vererben sich über Sammlungen, sodass eine einmal durchdachte Feldstruktur nicht auf jedem einzelnen Asset neu gepflegt werden muss.
Warum viele DAM-Systeme genau daran scheitern
DAM-Einführungen scheitern selten an der Technik: sie scheitern an der Struktur. Drei Muster wiederholen sich dabei: Nutzer:innen finden Inhalte nicht und weichen auf alte Gewohnheiten aus (lokale Ordner, Kolleg:innen fragen); Metadaten sind zu komplex und werden deshalb nicht sauber gepflegt; Begriffe sind intern geprägt, aber niemand sucht tatsächlich so. Jedes dieser Muster führt zum selben Ergebnis: Das System wird ignoriert, und die Investition zahlt sich nicht aus.
Eine konsequent user-focused Strategie setzt genau hier an: mit höherer Akzeptanz im Unternehmen, spürbar besseren Suchergebnissen und kürzeren Wegen von der Idee zum fertigen Asset.
Praxis-Tipp: So setzen Sie es sauber auf
Wer eine nutzerzentrierte Keywording- und Metadata-Strategie einführen will, sollte nicht am Reißbrett beginnen, sondern bei den tatsächlichen Suchgewohnheiten: Welche Begriffe verwenden Marketing, Vertrieb oder Partner heute schon, etwa auf der eigenen Website oder im CRM? Ein kurzer Austausch mit diesen Nutzergruppen zeigt meist schnell, wo sich interne und externe Sprache unterscheiden.
Aus diesen Erkenntnissen entsteht ein klar begrenztes Keyword-Set statt eines wuchernden, historisch gewachsenen Vokabulars. Damit dieses Set auch eingehalten wird, arbeiten Sie am besten mit Pflichtfeldern und kontrollierten Auswahllisten statt mit freiem Text: so bleibt die Struktur über die Zeit konsistent, unabhängig davon, wer gerade ein Asset einpflegt. KI-gestützte Vorschläge für Beschreibungen und Schlagwörter können diesen Prozess zusätzlich beschleunigen, besonders bei großen Beständen: die redaktionelle Kontrolle darüber, was tatsächlich übernommen wird, bleibt dabei beim eigenen Team.
Mehr zu den Grundlagen, warum Keywording überhaupt der Erfolgsfaktor jedes DAM ist, lesen Sie im Artikel Keywording im Digital Asset Management.